Eine Online #Koordination Sitzung, zwischen den Gewerken #Heizung, #Lüftung, #Sanitär und #Elektro, zum Erfolg führen. Genau das haben wir diese Woche erarbeitet. Wie haben wir das gemacht?
Übliche Online Meetings findet über Video-Calls statt. Man sieht sich per Live Kamera und kann sich Verbal austauschen. Ab und zu wird ein Bildschirm geteilt und im Präsentationsmodus vorgestellt. Was bei Organisations- und Präsentationssitzungen prima funktioniert, kommt bei Arbeitssitzungen an die Grenzen. An Koordinationssitzungen müssen alle gleichzeitig Arbeiten, Skizzen und Notizen machen können. Genau das haben wir nun erreicht.
Zusätzlich zum eigentlichen Video-Call, haben wir ein White Boards eingesetzt. Klingt kompliziert? Das erste Feedback ist sehr positiv und alle Teilnehmer konnten sich sehr rasch zurechtfinden. Beim Tool, haben wir uns für "Lucid" entschieden. Dieses bring die nötigsten Funktionen mit, und wirkt nicht Überladen.
So sieht das White Board nach der Sitzung aus:
Unser Vorgehen
Einen grossen Vorteil muss ich gleich hier erwähnten. Nach der Sitzung wurde das Whiteboard in ein PDF exportiert, welches als Protokoll versendet wurde. Das klassische Protokoll ist nur in einer gekürzten Version vorhanden. Dazu später mehr.
Vorbereitung
Klar, eine Sitzung soll immer gut vorbereitet sein. Findet sie Online statt, ist das Ergebnis noch stärker von der Vorbereitung abhängig. In erster Linie kann die Sitzungsorganisation bereits zwei, drei Tage vor der eigentlichen Besprechung die Infrastruktur aufbereiten und allen freigeben. Mittels Mail wurden alle Teilnehmer auf das Whiteboard aufmerksam gemacht und erhielten eine kurze Erläuterung wie der Anmeldeprozess funktioniert.
In unserem Beispiel wurden die PDF Pläne nach Geschoss strukturiert in das Whiteboard geladen, angeschrieben, und grafisch getrennt. Das erstellt Layout ist relativ einfach und übersichtlich gehalten. Um unabsichtliches Verschieben oder gar Löschen zu vermeiden, wurde das gesamte Layout gesperrt. Um die Bearbeitung während der Sitzung zu vereinfachen, können vorbereitete Textfelder zu jedem Bereich, hier jedes Geschoss, hinzugefügt werden. Damit ist die Vorbereitungsarbeit von der Sitzungsorganisation abgeschlossen. Das Whiteboard kann bereits frühzeitig allen Teilnehmern zur Bearbeitung freigegeben werden. Nun steht es jedem Teilnehmer frei, bereits vor der eigentlichen Sitzung Notizen, Besprechungspunkte und sonstige Infos, ins Whiteboard zu schreiben. Na, wie toll ist das, wenn alle am zukünftigen Protokoll mitarbeiten.
Während der Sitzung
Ein neues Tool benötigt mindestens eine kurze Einführung. Einfach davon auszugehen, dass alle wissen wie das Tool zu nutzen ist, führt in keiner Weise zu einem guten Ergebnis. Bei der Einführung sind auch gleich die Spielregeln bekanntgegeben. So wissen gleich alle was die Konzeptidee ist, und was für ein Ergebnis erwartet wird.
Wir kennen alle die Situation, an einer Besprechung teilzunehmen und plötzlich tauchen Fragen auf, die man ohne weitere Dokumente nicht klären kann. So erging es uns auch. Während der Sitzung merkten wir, dass der eine oder andere Plan hilfreich wäre um einzelne Fragestellungen zu beantworten. Diese fehlenden Pläne konnten einfach aus dem Dateiordner in das Whiteboard gezogen werden und sofort hatten alle Zugriff auf den Plan. Auch einfache Skizzen können mit den grafischen Werkzeugen erstellt werden. und Notizen werden einfach in die vorbereiteten Boxen geschrieben. Was sich bewährt hat, ist das "Folgen" des Redners. Indem der gewünschte User angeklickt wird, folgt der eigene Bildschirm dem angeklickten und man sieht den selben Ausschnitt auf das Whiteboard. Coole Sache.
Nachbearbeitung
Am Schluss kann so ein Board ganz schön voll aussehen. Neben dem vorbereiteten Layout, sollten nun viele Textboxen gefüllt, zusätzliche Dokumente vorhanden, und Skizzen erstellt worden sein.
Die Nachbearbeitung umfasste die Einfärbung der Textboxen, welche je nach Funktion unterschiedlich Farben bekommen. Eine passende Farblegende schliesst das ganze noch sauber ab. Um die Übersicht zu behalten, können alle leergebliebenen Textboxen gelöscht.
Zum Schluss kann das gesamte Whiteboard in ein PDF exportiert und als Protokollbeilage versendet werden. Das eigentliche Protokoll besteht nur aus dem administrativen Teil (Wann, Wo, Teilnehmer etc.) und den organisatorischen Punkten wie Termine und weiteres Vorgehen. Alles übrige steht ja im beiliegenden Whiteboard.
Unser Fazit
In Zeiten von Video Calls, Online Sitzungen und Web-Seminaren, sind Arbeitssitzungen eine besondere Herausforderungen. Mit den richtigen Tools und einem interessierten und neugierigem Team werden auch diese zu einem Erfolg und können sogar produktiver sein als klassische physische Sitzungen:
Alle können bereits Tage vorher etwas zur Sitzung beitragen -> speditive Sitzungen
Notizen und Bemerkungen können direkt von jedem eingetragen werden -> weniger Missverständnisse
Fragestellungen müssen nicht aufgeschoben werden weil Grundlagedokumente fehlen
Grossteil des Protokolls ist bereits mit dem Whiteboard erstellt -> kurze Nachbearbeitungszeit, schnelle Verteilung des Protokolls